A comunicação administrativa abrange todos os conteúdos relativos ao cotidiano da administração, atendendo as áreas centrais de planejamento e as estruturas técnico-normativas, com a finalidade de orientar, atualizar, ordenar e reordenar o fluxo das atividades funcionais. Trata-se do suporte informacional-normativo da organização. E, por se constituir no eixo principal de locomoção do trabalho rotineiro – normas, instruções, portarias, memorandos, cartas técnicas, índices, taxas, acervos técnicos – é o que demanda maior complexidade, transformando-se, por conseguinte, em uma das maiores fontes de problemas e ruídos das organizações.

As organizações podem estabelecer um programa de aperfeiçoamento de suas comunicações administrativas, com o foco voltado para:

• eletronizar a comunicação – a idéia básica é a de compatibilizar o programa de comunicação com as novas tecnologias, evitando a distância, as diferenças entre o passado da cultura impressa e o presente da cultura eletrônica.
• enxugar as massas informativas – limpar os excessos, racionalizar os processos, agrupar informações por áreas temáticas e planejar a distribuição de acordo com os interesses dos públicos-alvo.
• segmentar temáticas – por grupos, regiões e espaços, racionalizando os fluxos informativos com a finalidade de aproveitar melhor o tempo dos usuários.
• preparar os corpos funcionais – preparar as bases internas para a modernização da comunicação administrativa.
• disponibilizar um sistema de fontes e gestores – preparar especialistas- jornalistas - para dar fluência, expressividade e eficácia às massas informativas.
• aperfeiçoar o grafismo/estética das linguagens – melhorar os padrões morfológicos e estéticos dos canais, com diagramação e editoração eletrônicas de bom nível.
• conferir maior tempestividade – oferecer maior rapidez a certos canais, principalmente àqueles de veiculação de informações para uso cotidiano.
• redefinir identidade – reprogramar a feição gráfica e editorial de alguns canais de comunicação.
• uniformizar/massificar conhecimento – desenvolver e consolidar uma cultura homogênea, a partir da massificação das informações de interesse geral.
• aprimorar comunicações ascendentes – estabelecer interação mais estreita entre a cabeça e os corpos funcionais, a partir das bases.

Gaudêncio Torquato, in “Tratado de Comunicação Organizacional e Política”